办公自动化，是一个不断发展的概念，它利用先进的科学技术(主要是计算机技术和网络、通信技术)，便单位绝大部分工作逐步物化于各种现代化设备中，由单位人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统；其目的是尽可能充分利用现代技术资源与信息资源，提高生产效率、工作效率和工作质量，全面降低办公成本，实现无纸化、数字化办公，并辅助决策，以适应时代与科技需求，取得更好的效果。

面对已经到来的知识经济和我国加入WTO后所带来的更广阔的市场空间与更激烈的市场竞争，企业管理信息化已被认为是企业生死存亡的重要武器。本办公自动化方案是在吸收众多的企业办公自动化成功经验的基础上，论述以一种先进的应用软件框架实现办公业务的自动化系统及其他应用的具体技术和实现方式。

随着国内经济建设的持续发展和知识经济模式的到来，单位正以一种前所未有的热情来致力于内部管理素质与效率的提高工作；另一个方面，国家对电子政务的推广力度也逐步加大，办公自动化作为其中的一个重要环节，也被要求更好更深入的解决问题，达到更多目标。在这些新形势下，办公自动化系统迎来了新的挑战。

首先，其应用背景由单纯地模拟手工办公环境的运用，向一个要求更高的电子化协同工作环境转化，其环境必须为用户提供一个打破部门界限的网络互动式办公作业环境；

其次，办公自动化的理念有了新的定义，由原先作为行政办公信息化服务的概念，逐步扩大延伸到机关企业的各项业务管理环节，成为了机关企业运营信息化和数字化的一个重要组成环节；

再次，其外延部分得到了迅速的扩展，其中知识管理理念的渗透表现得尤为突出，不仅要求现有的软件功能和表现能符合传统的MIS系统的要求，还要求具有更多的表现内涵。传统的办公自动化软件的核心业务是基于收发文等业务管理，辅以周边信息管理为基础建立的，然而这种运作模式并不能适应现代企事业单位中对快速增长的大量业务及技术信息文档管理。广大的机关企业对办公自动化的要求日益提高，迫切需要一个能充分利用网络优势，并可以管理企业运作知识的软件平台，利用该平台快速建立自己的信息网络和网络办公系统。

针对企业机关办公中存在的信息不畅、效率低下，操作不规范等一系列问题，用信息化手段和新一代的管理思想，提供了强有力的网络化、电子化支持，把协同办公的理念，知识管理的思想带入您的办公生活，帮助您的工作单位实现信息化程度的全面提升。OA提供多种通信方式和信息发布交流模块来促进协同工作；工作流在OA中的应用也被大大延伸，不仅解决传统收发文管理，还可以处理各类流程性事务甚至核心业务；知识管理思想全面引入，便于知识积累，利于长远发展。

一、OA实施前思考的问题

1．1 目前单位普遍面临的困惑

单位领导无法监控工作进度，及时掌握工作情况，从而影响领导的决策；

手工处理工作多，程序复杂，办公周期长，办公成本高，效率低；

严重浪费纸、电话、传真及网络等资源；

内部沟通不畅，信息传递手段落后，成本高；

单位办公受空间时间限制，无法随时随地办公；

单位知识沉淀少、挖掘深度低，员工经验、客户资源等知识严重流失；

对于多个办公地点的单位，无法形成统一管理。

1．2单位面对众多OA产品出现的困惑：

每个OA产品看起来功能相似，导致单位很茫然；

在信息化建设上的重复投资，导致单位资源浪费。

市面上OA价格普遍偏高，动则十几万，甚至几十万，很多单位望而却步；

单位从业人员的计算机及网络知识并不普及，系统能真正实施并带来效益吗？

1．3您的单位适合实施网络办公自动化系统吗？

单位已经建立了局域网

单位有分支机构或有下级机构（不在一起办公）

目前办公效率低下，流程不畅

以前就在实施，但此系统无法满足需求，没达到预想效果，甚至准备放弃使用

二．设计目标

办公系统可广泛应用于政府机关、事业单位、企业及其它组织机构。其目的主要是实现一个集成的办公环境，让所有工作人员能够利用网络实现协同工作和知识管理。主要包括以下几个方面：

(一) 建立内部通信平台。使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

(二) 建立信息发布平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

(三) 实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，达到可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率的目的。

(四) 实现知识管理。使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。为建立学习型组织打下基础。

（五）辅助办公。实现会议管理、车辆管理、固定资产管理、客户管理、物品管理等日常事务自动化管理。

（六）实现分布式办公。企业机关单位的地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公，能够很好的解决分布式办公的问题。
通过实现上述目标，最终达到节约运营成本，规范单位工作管理，加强协作精神的目的。系统将为员工提供一个协作的平台，为领导提供一个决策平台。

三．设计理念

3.1、软件设计理念

创造客户价值，提供良好的用户体验，全面提升办公效率是软件设计理念

创造客户价值是指政府机关、企事业单位等作为客户采用了这套软件后能提高管理，加快决策，提高效率，带来效益，这是客户选择软件的根本出发点；而提供良好的用户体验：是指软件设计要人性化，方面操作，提供给用户统一简洁的界面，让用户用的明白，操作方便。有的产品一切从用户角度出发，让用户用起来只是简单好玩，而对客户来说没有价值甚至给他增加了管理负担。还有一些软件完全面向客户，完全从管理角度出发，但是没有考虑用户的感受，心理和操作，这样软件真正被运用的效率降低，甚至会被抵制。

我们一方面强调对用户要好用，满足他的使用习惯和流程，同时要满足客户的成本控制、可管理性以及安全方面的要求，这两方面同时具备是很重要的。尽管有时两者有所冲突，我们采用了种种手段予以解决。比如工作流的设计，为此，我们把流程分为固定流程和自由流程。

3.2、管理思想

在系统设计中把工作流技术(Workflow)，知识管理思想(Knowledge Management)全面引入，结合国内实际情况，深入浅出的应用于OA系统。作为一套现代化的办公自动化系统所要实现的目标不仅仅是无纸化办公，而是要实现全面的协同工作，还要实现知识管理，为此必须要有先进管理思想来指导。

3.2.1工作流(WORKFLOW)

工作流程指的是工作任务在多个人或单位之间的流转。在计算机网络环境下，这种流转实际上将表现为信息或数据在多个人之间的传送。按照工作流管理联盟的定义，工作流指的是"业务过程的部分或全部在计算机应用环境下的自动化"，它所要解决的主要问题是"使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者是促使此目标的实现"。

3.2.2知识管理(KM)

知识管理就是为单位实现显性知识和隐性知识共享寻找新的途径。知识管理型组织能够迅速对外部需求做出反应、精明地运用内部资源预测外部市场的发展方向及其变化。单位面临的最大难题是知识的积累与运用，实现知识共享必须得到领导和全体员工的认同，把学习确定为重点，以促进员工彼此合作来创造性的建设企业。许多成功的知识型的企业都建立了可以实现知识共享的信息平台，都建立了对积极参与知识共享的员工予以奖励的激励机制。

办公自动化系统很好的把知识管理思想融入系统中，多数信息都可分为公共，部门级别，个人级别。除了以多种方式建立知识库外,还提供了挖掘隐形知识的种种方式.

3.2.3信息集成

现代的办公自动化系统一个重要任务是在未来整合集成单位内的其他业务系统，整合信息孤岛，实现信息门户。DYOA提供了诸多信息集成技术，使得信息集成这项繁琐的工作变得轻松可行。

系统特点

便捷的安装

系统可运行于Windows 98/Me/NT4/2000/XP等多种平台(客户端)。安装简便，无需专业知识，打破了网络软件系统需专人安装、维护的传统，实现30秒傻瓜安装。安装路径可以任意指定，避免系统盘损坏的尴尬。

轻松的工作

采用领先的B/S结构，客户端只需浏览器，运行速度快，操作简便，可适用于Intranet/Internet应用，无论出差旅行，还是居家办公，都能让工作得心应手。

畅通的交流

独特的实时传讯功能，使得无论是公文、通知的发送还是同事之间的交流都更加便捷，使员工可随时随地与企业保持密切的联系。

价格经济

合理的市场定位，使得中小型企业可以用很小的投入带来效率和效益的提升。

安全可靠

基于WEB的企业计算，性能稳定可靠。数据存取集中控制，避免了数据泄漏的可能。提供备份工具，保护系统数据安全。

安全设计

严格的权限控制，未授权人员无法做相应操作；

强大的日志功能，记录用户的各种重要操作和系统的异常信息；

支持SSL, 对在网络上传输的信息进行128位的加密，防止信息被截获泄密。

配置灵活

完善实用的部门岗位设计，支持多层次多级部门设置，支持一人多岗设置；

严格完善的权限与用户组管理，管理员可定义每个用户在每个模块的各种权限。

扩展性

结合工作流引擎，采用自定义库、自定义表单、流程的方式可以很容易开发新的业务流转模块；
依托系统提供的基础软件和基础模块，企业可在此平台开发其他应用系统，如项目管理、客户关系管理系统，进销存，人力资源系统等，整合挖掘企业内的其他系统资源，实现企业信息门户；政府机关单位可以实现与其他机关互连，为全面实现电子政务夯实基础。
? 易用性
完全B/S结构，用户用浏览器访问系统，无需安装客户端，方便远程访问；
任务推到桌面，引导用户完成操作；
界面简洁友好，使用简单，便于培训和实施